امروزه بسياري از مطالعات پژوهشگران علم مديريت در راستاي افزايش اثربخشي و كارآمدي فعاليت‌ها، به سمت تيم‌هاي كاري سوق يافته است. تشكيل تيم‌هاي كاري كارآمد و تعريف پروژه‌هاي مختلف براي تيم‌ها، با توجه به توان و تخصص آنها، اصلي گريزناپذير در مديريت و كنترل فرايندها، و فعاليت‌هاي كاري است. اعتقاد اساسی در تحول سازمان‌ها بر این است که تیم‌های کاری بنيان اصلی سازمان هستند و زمانی این تیم‌ها موثر خواهند بود که بتوانند فرهنگ، فرآیندها، سیستم‌ها و روابط‌شان را مدیریت کنند. تیم‌ها و کار تیمی مهمترین مواردی هستند که در سازمان‌های امروزی اتفاق می‌افتند .
نیازها و ضرورت‌ها
یافتن راه‌حل‌های خلاق و جدید برای مسائل پیچیده سازمان‌های امروز، هر روز دشوارتر می‌شود. از این رو افراد و بخش‌های سازمان‌ها، دیگر به تنهایی قادر به حل مشکلات فرارو نیستند.
مدارک و شواهد روشن فراوانی وجود دارد که تیم‌های اثربخش، نتایج بسيار بهتري نسبت به عملکرد افرادی که مجزا کار می‌کنند، به‌بار می‌آورند و حاصل کارشان به مراتب فراتر از قابلیت افراد و گروه‌های غیرمنسجم است . تغييرات دنياي پرتلاطم امروز و عرصه شديداً رقابتي و ناپايدار آن، شرايط را براي بقاي سازمان‌ها به نحوي تعيين كرده كه تكيه بر مهارت‌هاي كاري كارمندان و كاركنان سازمان‌ها را، گريزناپذير كرده است و توانايي كار تيمي را جزء لاينفك آن مهارت‌هاي فردي مي‌داند.
در قرن ۲۱، سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی موفق خواهند بود و می‌توانند ادامه حیات بدهند که در سازماندهي تيم‌هاي كاري و آماده‌سازي كاركنان براي رفتار بر اساس روش‌ها و اصول علمي كار تيمي در انجام موثرتر وظايف توانا باشند.
امروزه تجربه كار تيمي، اين امكان را فراهم ساخته است كه سازمان‌ها انديشه ساختار افقي را عملي سازند. چرا كه تيم‌هاي كاري، شكل تكامل يافته‌اي از مديريت مشاركتي هستند كه بــر مبنــاي ميــزان نفوذي كه در فرايند تصميم‌گيري دارند، به درجه‌هاي مختلفي تقسيم مي‌شوند.
مهمترين مزيت تيم‌هاي كاري اين است كه آنها مي‌توانند در رابطه با نيازهاي محيط به سرعت از خود واكنش نشان دهند، سريع‌تر تصميم بگيرند و مشتريان را راضي نگه دارند. تيم‌هاي كاري موجب بهبود كيفيت زندگي كاري مي‌شوند و در ارتقا عملكرد رقابتي نيز سهم به‌سزايي دارند.
تعریف
از تيم، تعاريف متفاوتي ارائه شده است اما همه تعاريف داراي ابعاد مشتركي هستند. تيم شامل دو نفر عضو يا بيشتر است كه داراي اهداف عملكردي مشخص بوده و همكاري بين اعضای تيم، لازمه حصول تيم به اهداف موردنظر است.
به بيان ديگر، تيم عبارت است از يك گروه دو يا چند نفره از افراد كه به‌طور مستقيم با يكديگر تعامل برقرار كرده و به منظور رسيدن به هدف، كارها را هماهنگ مي‌كنند. در تعريف فوق سه نكته وجود دارد:
- هر تیم حداقل متشکل از دو عضو است.
- اعضای تیم بايد به‌طور منظم با یکدیگر تعامل برقرار كنند تا كارها را به صورت هماهنگ انجام دهند.
- اعضای تیم بايد داراي هدف مشترك باشند.
مراحل تیم‌سازی و رشد
یکی از مهمترین وظایف مدیر پروژه، توجه به بحث مدیریت منابع انسانی و تیم‌سازی است. ویرایش پنجم استاندارد PMBOK، تیم‌سازی را یکی از شایستگی‌های اصلی رفتاری یک مدیر پروژه دانسته و یکی از 4 فرآیند حوزة دانش مدیریت منابع انسانی، مرتبط با تیم‌سازی و فرایند مدیریت تیم پروژه است.
از طرفی استاندارد ICB نیز تیم‌سازی را به عنوان یکی از 46 شایستگی مورد نیاز یک مدیر، طرح یا پروژه می‌داند.
در سال 1965، تاکمن مدلی از مراحل توسعه و رفتار تیم ارائه داد. این مدل شامل چهار مرحله بود، که از تشکیل و شکل‌گیری تیم شروع می‌شد و تا زمانی‌که تیم به بالاترین مرحله بازدهی خود می‌رسید، ادامه داشت. اما تاکمن در 1970 این مدل را گسترش داد و یک مرحله دیگر به آن افزود.
این مرحله، مرحله‌ای است که پروژه به پايان رسیده است و اعضای تیم باید از هم جدا شوند. در ادامه نگاهی به ۵ مرحله رشد و تکامل یک تیم و خصوصیات تیم در هر مرحله می‌پردازیم:
مرحله اول: شکل‌گیری (Forming)
مرحله‌ای است كه در آن اعضاي گروه براي اولين بار دور هم جمع مي‌شوند. همه افراد مودب و غيرفعال هستند. تضاد به‌ندرت به‌طور مستقيم مشاهده مي‌شود و افراد بيشتر متكي به كساني هستند كه در نقش «رهبر» ظاهر مي‌شوند.
تصور کنید که شما برای انجام یک پروژه انتخاب شده‌اید. شما و افراد دیگر تیم، شناخت زیادی از یکدیگر ندارند. بی‌شک شما می‌خواهید با افراد تیم آشنا شويد، می‌خواهید بدانید قرار است چه کاری انجام شود و چگونه، برای انجام کار نیاز است چه اطلاعاتی داشته باشید یا به دست آورید.
بدون شک چون شما شناختی از افراد ندارید، رفتارتان بسیار مودبانه و شاید بتوان گفت محتاط‌تر خواهد بود. اختلاف نظرتان را درباره مسائل مختلف به ندرت بیان می‌کنید و می‌خواهید کسی را از دست خود آزرده نکنید و به کل تابع مدیر پروژه هستید. کارها را اغلب به صورت انفرادی انجام می‌دهید.
مرحله دوم: درگیری (Storming)
این مرحله برخلاف مرحله قبل که جو مثبتی وجود داشت، مرحله جر و بحث، گفت‌وگو و اختلاف نظر بین اعضای تیم است. سخت‌ترین مرحله بین 5 مرحله، این مرحله است و اگر تیم بتواند از این مرحله با موفقیت عبور کند، اعضا می‌توانند امیدوار باشند که تیم به احتمال زیاد می‌تواند به مرحله چهارم نیز برسد.
در غیر این‌صورت تیم به احتمال زیاد از هم خواهد پاشید. برخی از خصوصیات تیم در این مرحله: مطرح شدن مقوله‌هاي شخصي و اختلاف‌برانگيز، گرايش به سمت فردگرايي، افزايش توجه نسبت به ارزش‌ها، ديدگاه‌ها و مشكلات ساير اعضاي تيم و افزايش اختيار تيم، ولي هنوز نه به حدي كه به طور يكپارچه و كارآمد عمل كند.
مرحله سوم :انسجام (Norming)
اگر تیم بتواند از طوفانی که در مرحله قبل او را تا حد نابودی تهدید می‌کرد، به سلامت عبور کند. می‌تواند در این مرحله روح و شخصیت خود را بدست آورد. به این صورت که اعضاي دیگر خود را به عنوان عضوی از تیم قبول می‌کنند. خواسته‌ها و نظرات شخصی خود را بالاتر از هدف تیم نمی‌دانند.
قدرت نقدپذیری خود را بالا می‌بردند و البته نقدی که ارائه می‌شود از روی حسادت و غیر واقعی نیست. وظایف و نقش افراد به‌طور دقیق مشخص می‌شود و هر فرد برای رسیدن به هدف مشترک تیم تلاش می‌کند.
مرحله چهارم : بهره‌وری (Performing)
این مرحله، مرحله‌ای است که تیم به بالاترین میزان کارایی و بازدهی خود می‌رسد. تیم برای حرکت خود به سمت هدف دارای استراتژی مشخص شده است. افراد دارای مسئولیت‌پذیری بالایی هستند و برای انجام کارها نیازی به مداخله مستقیم مدیریت ندارند.
تصمیم‌ها به صورت جمعی و در یک محیط کاملاً دوستانه و آکنده از احترام گرفته می‌شود. می‌توان خصوصیات مثبت دیگری را برای این مرحله مانند افزايش انعطاف‌پذيري، درك بهتر اهداف و انتظارات و وظايف، به‌كارگيري انرژي همة افراد، افزايش اثربخشي كار گروهي و حل و رفع اختلافات و تضاد‌ها نام برد.
مرحله پنجم: فروپاشی (Adjourning)
در اين مرحله کارهای پروژه به پايان رسیده و گروه آماده مي‌شود كه پايان موجوديت خود را اعلام كند. در این مرحله کارهای زیر باید انجام شود:
تحقق هدف‌های تيم
- ارزیابی عملکرد تیم و اعضای آن
- ثبت و انتقال آموخته‌های پروژه و تیم
- توجه اصلی، معطوف به تحویل صحیح نتایج نهایی به مرجع مافوق
نتیجه‌گیری
در ضرورت و اهمیت تیم‌سازی و مدیریت تیم‌سازی در سازمان‌های هوشمند و مدرن امروزی، شکی نیست. مدیران پروژه‌ها باید از مهارت‌های تیم‌سازی برخوردار باشند و بتوانند چالش‌های مختلف سازمان و پروژه را با تشکیل گروه‌ها و تیم‌های کاری مختلف رفع کنند، اما آیا هر سازمانی نیاز به تیم‌سازی دارد؟
بزرگان علم مدیریت اعتقاد دارند هر سازمانی باید یک مدل تیم‌سازی متناسب با خود برای پروژه‌ها و بخش‌های مختلف داشته باشد و براساس آن پیش برود.
هر سازمان باید براساس پارامترهای اهداف سازمان، ارزیابی امکان‌پذیری، شناسایی الویت‌ها، کشف موانع و نقطه شروع کار یک مدل پایه برای تیم‌سازی طراحی کند و بعد براساس این مدل کارگروه‌ها و تیم‌های مختلف تشکیل شوند.
دیدگاه خود را بنویسید