زمان یکی از چالش‌های دایمی مدیران پرمشغله و مدیریت زمان یکی از دغدغه‌های دایمی ذهن‌هایی که به بهره‌وری بیشتر می‌اندیشند و از خود انتظار بالاتری دارند. مدیریت زمان فقط به انجام دادن تعدادی کار در یک مدت زمان مشخص و تعیین شده محدود نمی‌شود بلکه دستاوردهایی مانند بالا رفتن اعتماد به نفس و موفقیت در دستیابی به اهداف دارد.
مدیری که بتواند زمان را در اختیار و کنترل خود بگیرد و کار عقب افتاده یا فراموش شده نداشته باشد؛ بهطور خودکار از اعتماد به نفس بیشتری برای انجام کارهای بعدی برخوردار است و می‌تواند با تمرکز روی اهدافش آن‌ها را شدنی و دست‌یافتنی کند.
اما مدیران که دایم در حال دویدن به دنبال کارهای عقب افتاده هستند و با یک هراس همیشگی برای نرسیدن به یک قرار و جلسه رسمی یا تحویل ندادن محصول و خدمات یا کم آوردن زمان در پایان روز همراه هستند؛ حتی اگر کل 24 ساعت شبانه‌روز را تلاش کنند اما از بهره‌وری و اعتماد به نفس سود نمی‌برند و از موفقیت دورتر می‌شوند. در این مقاله به 10 تکنیک برای مدیریت بهتر زمان اشاره می‌کنیم:
اهداف خود را بشناسید و بعد اولویت‌بندی و ارزش‌گذاری کنید
تعداد اهداف شما چقدر است؟ می‌خواهید امروز به تمام اهداف خود برسید؟ می‌دانید که شدنی نیست. پس باید فهرستی از اهداف خود در حوزه‌های مختلف شخصی، کاری، سلامتی، تفریحی و سرگرمی و غیره تهیه کنید تا فراموش نشوند.
بعد شروع به اولویت‌دهی و ارزش‌گذاری آن‌ها کنید. به یک هدف باید همین امروز برسید و هدف دیگر برای هفته آینده است و چند هدف هم طولانی‌مدت و برای سال‌های آینده هستند. در هر روز فقط یک هدف می‌تواند بالاترین اولویت را داشته باشد و بقیه اهداف باید اولویت کمتری داشته باشند.
مثلاً اگر اضافه وزن دارید باید اولویت اول شما در هر روز کاهش وزن و رسیدگی بیشتر به سلامتی و مدیریت زمان در راستای این موضوع باشد.
اولویت‌بندی کارهای کوچک روزانه
روی کارهای مهمی که امروز دارید تمرکز کنید و سعی خود را روی انجام‌شان بگذارید. فقط تعریف یک هدف کافی نیست و باید برای رسیدن به این هدف کارهای زیاد ریز و درشتی انجام دهید. بنابراین، زمان خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که بیشتر کاری را انجام دهید که منجر به هدف با اولویت بالاتر میشود.
حتی بهتراست، اگر می‌توانید کارهای مرتبط با هدف اول‌تان را زودتر از بقیه کارها انجام دهید. مثلا برای کاهش وزن یکی از کارهای مهم، رفتن به باشگاه در صبح زود و قبل از رفتن به سر کار است. اگر هدف اول روزانه شما حضور در یک جلسه مهم کاری است بهتر است امور مرتبط به آمادگی برای حضور در این جلسه کاری را اول صبح انجام دهید و از چک کردن ایمیل‌ها صرف‌نظر کنید.
در هر لحظه اولویت خود را بدانید
مدیران موفق می‌دانند در هر لحظه چه کاری باید انجام دهند. برای هر لحظه و دقیقه خود برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کاری دارند. از کارهای ناخواسته و با ارزش و اولویت کم اجتناب کرده و دایم به سراغ کارهای با اولویت بالاتر می‌روند.
قبل از ترک خانه به سوی محل کار می‌دانند قرار است امروز چه کارهای مهمی را انجام دهند و بقیه کارها ارزشی ندارند. البته، همیشه کارهای مهم فهرستی بلندپایه دارند. شما باید 5 کار مهم اول فهرست را انتخاب و شروع به انجام‌شان کنید.
اگر در دقایقی از روز فراموش کردید چه کاری اولویت بیشتری دارد؛ دوباره به فهرست اهداف روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالیانه خودتان مراجعه کنید و انطباق دهید کدام کارها مرتبط با کدام اهداف هستند.
باید بدانید در این وضعیت‌ها عموما سر زدن به شبکه‌های اجتماعی یا وب‌گردی در اینترنت یا تلفن زدن به یک دوست قدیمی برای تعطیلات آخر هفته انجام میشود که اولویت کاری ندارد.
برای زمان خود قیمت‌گذاری کنید
مدیریت زمان ساده‌تر میشود اگر بتوانید زمان خود را قیمت‌گذاری کنید و بعد ببینید چقدر زمان با ارزش دارید و ارزش هر کار چقدر است.
مثلاً اگر ارزش هر ساعت کار شما 500 هزار تومان است؛ آن وقت اگر نیم ساعت از وقت مفید خود را در فیس‌بوک صرف کنید به این معنا است که 250 هزار تومان را دور ریختید.
اگر نمی‌دانید زمان شما چقدر ارزش دارد می‌توانید از دوستان یا رئیس کاری خود سوال کنید. اگر احساس کردید رئیس شما ارزش واقعی زمان کاری شما را نمی‌داند یا برایش اهمیتی ندارد؛ به جایی بروید که ارزش واقعی زمان شما را بدانند.
هیچ کاری کامل نیست؛ بهترین کار در آن لحظه را انجام دهید
برخی اوقات افراد پر مشغله یا مدیران دچار این وسواس می‌شوند که الان کدام کار را انجام دهند بهتر است. نتیجه این میشود که هیچ کاری نمی‌کنند.
سعی کنید بهترین کار در آن لحظه را انتخاب و انجامش دهید. انجام دادن یک کار بهتر از پیدا کردن بهترین کار برای آن لحظه است. فراموش نکنید کارهای کوچک، شما را به یک هدف بزرگ نزدیک میکنند. افراد باهوش و مستعد خوب می‌دانند الان باید چه کاری انجام بدهند و چه کاری را به ساعتی دیگر موکول کنند.
ذهن‌های متمرکز و مسلط به کار نیز همین‌طور هستند؛ ولی ذهن‌های گسسته و مغشوش که دایم از این هدف به هدف دیگر پرش دارند، در انتخاب کار اولویت‌بندی شده به مشکل برمی‌خورند.
در نصف زمانی که فکر می‌کردید تمامش کنید
اگر فردی کمال‌گرا یا مدیری هستید که باید به تمام امور زیردستانتان احاطه داشته باشید و شدیداً روی جزئیات هر پروژه‌ای حساسیت دارید، ناچارید کارها را در مدت زمان کمتری تمام کنید و حتی بهتر است در نصف زمانی که تصور می‌کردید به پایان برسانید.
مثلاً اگر کاری به طور معمول سه ساعت وقت می‌گیرد؛ تلاش کنید با افزایش مهارت‌های خود و سرعت بخشیدن به کار در 90 دقیقه تمام کنید. اگر این اتفاق بیفتد، متوجه خواهید شد همیشه وقت کم ندارید و شاید برخی اوقات وقت زیادی هم داشته باشید.
برای هر روز برنامه زمان‌بندی و فکر شده داشته باشید
اگر اول صبح هر روز یک برنامه کاری داشته باشید که در آن اهداف و کارهای کوچک اولویت‌بندی شده‌اند و روی آن هم فکر و تامل شده است، موفق خواهید شد در زمان صرفه‌جویی زیادی انجام دهید. افراد موفق برنامة کاری روزانه خود را از شب قبل یا ابتدای وقت کاری یا صبح خیلی زود تهیه میکنند.
چند دقیقه‌ای را خلوت کرده و با دقت فکر میکنند و سعی دارند روی موضوع‌های مهم تمرکز کنند و بعد برنامه زمان‌بندی کارهای روزانه خود را می‌نویسند و سعی میکنند طبق آن جلو بروند.
اهداف بزرگ را در کارهای کوچک روزانه تعریف کنید
همان‌طور که گفتیم یک هدف به خودی خود انجام نمی‌شود بلکه مجموعه‌ای از کارهای کوچک و وظایف به هم پیوسته هستند که یک هدف را محقق میکنند.
به محض اینکه یک هدف تعریف کردید باید به سراغ کارهای مرتبط با این هدف بروید. مدیرانی که توانایی انجام پروژه‌های بزرگ و سنگین را در زمان تعریف شده دارند و به این صفت معروف‌اند؛ هنرشان در تعریف کارهای کوچک روزانه برای رسیدن به پایان پروژه است.
با کاری انجام ندادن و فقط تمرکز کردن روی هدف، اتفاقی نمی‌افتد و فقط زمان از دست می‌رود. یک مشکل بزرگ در این زمینه که بسیار شایع هست؛ جمع کردن کارهای کوچک و انجام دادن در یک بازة زمانی محدود است.
این تیپ افراد با خود فکر میکنند این چند کار کوچک را جمع کنیم و آخر هفته با هم انجام دهیم. بعد آخر هفته سر می‌رسد و می‌بینند که همان کارهای کوچک روزانه سنگ بزرگی شده‌اند که باید برداشته شود ولی زور و زمان می‌خواهد.
اگر فرد دیگری می‌تواند انجامش دهد؛ سریع تفویض اختیار کنید
یکی از مهم‌ترین هک‌های زمان همین تکنیک مدیریتی است. به جرات می‌توان گفت هر مدیر بتواند به خوبی این تکنیک را در شرکتش پیاده‌سازی کند، مدیریت زمان موفقی خواهد داشت.
هنر این نیست که تمام کارها را خودتان انجام دهید بلکه هنر این است که ارزش‌مندترین کارها را در ساعت‌های ارزشمند خود انجام دهید و کارهای کم‌ارزش را انجام ندهید یا به دیگران واگذار کنید. فرض کنید مدیر تبلیغات یک شرکت بزرگ هستید که صدها محصول تولیدی در ماه دارد.
اگر شما یک ساعت بیشتر روی طرح‌های تبلیغاتی، محصولات شرکت تمرکز و کار کنید، درآمد شرکت میلیون‌ها تومان افزایش خواهد یافت. در این شرایط، به نظر شما منطقی است چندین ساعت از وقت خود را صرف پاسخ دادن به ایمیل‌های کاری کنید؟ بهتر نیست یک منشی بگیرید و با یک حقوق مناسب از او بخواهید ایمیل‌های شما را مدیریت کند؟
برای هر پروژه مهلت نهایی تعریف کنید
هر پروژه باید یک Deadline یا مهلت نهایی داشته باشد. بدترین اُفت برای یک پروژه یا کار عدم تعریف پایان کار برای آن پروژه است؛ یعنی هیچ مهلت یا زمانی مشخص نشده باشد. در آن صورت هیچ ضرورت یا اجباری برای انجام دادن کارهای آن پروژه وجود ندارد و همیشه زمان هست.
زمان بی‌نهایت برعکس تصوری که میشود اصلا خوب نیست. بسیاری از اهداف و کارهای بزرگ را می‌توان در قالب یک پروژه تعریف کرد و بعد برایش یک Deadline تعیین کرد. مثلاً افراد چاق می‌توانند موضوع کاهش وزن را مانند یک پروژه ببینند و برایش برنامه زمان‌بندی و مهلت تعیین کنند.
مدیری که دایم با خودش زمزمه کند باید در آینده دفتر جدید بزرگ‌تری بسازد؛ هیچ‌گاه موفق نمی‌شود این دفتر را بسازد چون آینده هنوز نیامده است!
سعی کنید ده موردی که در این مقاله بحث کردیم را عملیاتی کنید و بعد نتایج شگفت‌انگیز آن را در مدیریت زمان ببینید. شما برای انجام دادن همه کارهای‌تان زمان دارید به شرطی که بدانید چه کارهایی در اولویت هستند و بقیه را دور بیندازید یا به دیگران ارجاع دهید.
دیدگاه خود را بنویسید