انقلاب دیجیتال، رشد بی‌سابقه‌ای را در زمینه خدمات فناوری اطلاعات آغاز کرده است. امروزه، کسب‌وکارها با هزینه‌های بالایی در جنبه‌های مختلف IT روبرو هستند: از سرمایه‌گذاری و توسعه زیرساخت‌ها تا امنیت سایبری، هوش مصنوعی، سرویس‌های ابری و کلان داده. از سوی دیگر، همه شرکت‌ها می‌خواهند با کمک فناوری، بهره‌وری عملیاتی خود را افزایش داده و مزیت‌های رقابتی برای کسب‌وکارشان بسازند. دوست دارند به هر فناوری جدید، پاسخ مثبت بدهند ولی همه می‌دانیم بودجه‌های IT محدود هستند و نمی‌توان بی‌نهایت سرمایه‌گذاری و هزینه کرد. این مقاله، در پی ارائه ترفندها و روش‌هایی برای کاهش هزینه‌های عملیاتی واحدهای فناوری اطلاعات سازمان‌ها است و می‌خواهد نشان بدهد، چگونه یک کسب‌وکار می‌تواند همزمان در بودجه‌های بخش IT خود صرفه‌جویی کند ولی سراغ فناوری‌های نوین هم برود و زیرساخت را توسعه بدهد.
ادغام با فناوری‌های بیشتر؛ غوطه‌وری در هزینه‌های بیشتر
همه شرکت‌هایی که فناوری‌محور هستند و دوست دارند هر روز، با فناوری و ابزارهای دیجیتالی بیشتری ادغام شوند؛ با یک واقعیت مهم دست و پنجه نرم می‌کنند. این واقعیت، افزایش هزینه‌های مرتبط با خدمات فناوری اطلاعات است. این افزایش هزینه‌ها، فقط به خاطر استفاده از خدمات بیشتر یا ارائه خدمات جدیدتر دیجیتالی به مشتریان نیست؛ بلکه بخش بزرگی از آن به پیچیدگی‌های موجود در مدیریت و نگهداری این خدمات برمی‌گردد.
به عنوان مثال، کسب‌وکارها باید روی استخدام و پرورش متخصصان ماهر در حوزه‌های مختلف، اعم از نرم‌افزار و برنامه‌نویسی، سخت‌افزار، مسایل امنیت سایبری و غیره سرمایه‌گذاری کنند. این موضوع می‌تواند فشار مالی بسیار زیادی به کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که بودجه‌های IT زیادی ندارند؛ وارد کند. پرورش یک نیروی متخصص، دیربازده است و در کوتاه‌مدت، برای شرکت‌ها بازدهی مشخصی ندارد. پس، از یک سو، اهمیت استراتژیک خدمات فناوری اطلاعات در اقتصاد دیجیتال امروزی، آن‌ها را وادار به این سرمایه‌گذاری برای تربیت متخصص می‌کند و از سوی دیگر، چالش‌های بزرگی پیش‌روی آن‌ها از نظر یافتن بهترین نیروها و استعدادها، مهاجرت و ترک نیروی متخصص، افزایش سالیانه حقوق‌ها و دستمزدها و مسایل دیگر وجود دارد.
اینجا است که کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات و به حداقل رساندن مخارج غیر ضروری و کم ارزش در این حوزه، می‌تواند یک کسب‌وکار را برای ادامه فرآیندهای استراتژیک دیجیتالی خود، کمک کند. ترفندهای کاهش هزینه‌های IT می‌تواند شناسایی بخش‌ها و سخت‌افزارهای فرسوده و ناکارآمد با کارایی بسیار پایین، استراتژی‌های غلط، منابع اضافی و بدون استفاده، کوچ به فناوری‌های جدیدتر برای راندمان بالاتر و نظایر این‌ها باشد.
هدف کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات در یک سازمان، صرفا صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیست؛ بلکه افزایش بهره‌وری و رشد زیرساخت‌ها و خدمات IT و ICT است تا منابع مالی بیشتر برای وظایف و ابتکارات با ارزش بالاتر، مصرف شوند و شاهد رشد قابل توجه کسب‌وکار باشیم.
چگونه هزینه‌های IT را کاهش دهیم؟
کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات، یک شبه اتفاق نمی‌افتد و نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و اجرای خوب و استراتژیک است. مدیران این حوزه باید خیلی هوشمندانه، برنامه‌های خود را پیش ببرند تا هرگونه تاثیر منفی بر سلامت کسب‌وکار یا روحیه کارمندان، از بین برود. اقدامات عجولانه و برنامه‌ریزی نشده در کاهش هزینه‌های IT، می‌تواند به طور ناخواسته منجر به کاهش کیفیت خدمات، اختلال در عملیات‌ها و پایین آمدن روحیه کارمندان به دلیل افزایش حجم کارها یا بروز احساس عدم امنیت شغلی شود.
بنابراین، رویکرد کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات، در وهله نخست نیازمند یک استراتژي و برنامه‌ریزی متوازن، متفکرانه و دقیق است. باید این اطمینان حاصل شود که طرح و برنامه مطرح شده، با اهداف بلندمدت کسب‌وکار، کاملا هماهنگ است و جنبه‌های مهمی مانند رضایت مشتری، رضایت کارکنان و افزایش کیفیت خدمات را به خطر نمی‌اندازد.
در ادامه، برخی از استراتژی‌های آزمایش شده و واقعی را مرور می‌کنیم:
۱- از سرویس‌های ابری استفاده کنید
استقبال از «کلاود» می‌تواند به طور قابل توجهی، کسب‌وکار شما را در زمینه کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات و بهینه‌سازی کلی مخارج سازمان، کمک کند. با حرکت به سوی سرویس‌های ابری، شرکت‌ها می‌توانند نیاز به خرید و نگهداری سخت‌افزارهای پر هزینه مانند سرورها و مراکزداده را از بین ببرند. این استراتژی، نه تنها در مخارج سرمایه‌گذاری اولیه صرفه‌جویی می‌کند؛ بلکه هزینه‌های جاری مربوط به تعمیر، نگهداری و ارتقا را نیز کاهش می‌دهد.
افزون بر این، مقیاس‌پذیری خدمات ابری به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد فقط برای منابعی که استفاده می‌کنند؛ هزینه پرداخت شود تا مقرون به صرفه بوده و انعطاف‌پذیری لازم به دست بیاید. حرکت به سوی فناوری‌ها و سرویس‌های ابری و الزام به استفاده از آن‌ها، یک مزیت بزرگ دیگر هم دارد و آن، کاهش نیروی انسانی اختصاصی بخش IT است که نتیجه مستقیمی در هزینه‌های کارمندان دارد. در اصل، رفتن به سوی رایانش ابری، کارها را ساده کرده، نیروها را به حداقل می‌رساند و منجر به صرفه‌جویی مالی قابل توجهی خواهد شد.
۲- بازبینی در قراردادهای ارائه‌دهندگان خدمات IT
مذاکره مجدد با شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات طرف قرارداد شما، می‌تواند یک رویکرد مثبت دیگر برای کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات باشد. این فرآیند شامل بازبینی شرایط قراردادهای فعلی، شناسایی مناطقی که بالقوه می‌توانند شامل صرفه‌جویی شوند؛ مذاکره برای شرایط جدید و مقرون به صرفه‌تر یا یافتن شرکت‌های ارزان‌تر باشد.
بسیار مهم است بدانید دقیقا به چه خدماتی نیاز دارید و در کدام نقطه، می‌تواند تعدیل وجود داشته باشد. همین‌طور، باید بدانید به ازای خدماتی که دریافت می‌کنید؛ منطقی است چقدر هزینه بپردازید. این رویکرد در گفتن ساده است ولی پیاده‌سازی آن می‌تواند بسیار پیچیده و چالش‌برانگیز باشد. از این رو، حتما باید با متخصصان آن زمینه خدماتی، مشورت کنید و همه جوانب کار را بسنجید یا قیمت‌های مختلفی را از ارائه‌دهندگان متفاوتی، استعلام بگیرید.
شراغ افراد و متخصصانی بروید که دانش، تجربه و مهارت‌های لازم برای مذاکره یا ارزش‌گذاری روی یک بازار و خدمات آن را دارند. آن‌ها، علاوه بر اینکه نرخ‌های بازار را خوب می‌شناسند؛ در یافتن هزینه‌های پنهان تبحر دارند و می‌توانند این اطمینان را به شما بدهند که شرایط و قراردادهای جدید، با اهداف کسب‌وکار شما مطابقت دارند.
۳- دارایی‌های IT غیرضروری را حذف کنید
شرکت‌ها می‌توانند دارایی‌های غیرضروری فناوری اطلاعات را شناسایی و حذف کنند. با اجرای استراتژی مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات، به طور موثری هزینه‌های IT کاهش پیدا خواهد کرد. این کار با انجام یک حسابرسی گسترده از تمام دارایی‌های موجود فناوری اطلاعات آغاز می‌شود. این ارزیابی شامل نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، سرورها، مراکزداده و سایر منابع دیجیتالی می‌شود.
هدف شناسایی دارایی‌های کم استفاده شده یا منسوخ شده است؛ دارایی‌هایی که دیگر به بهره‌وری شرکت کمک نمی‌کنند اما همچنان هزینه‌های تعمیر و نگهداری بالایی به شرکت تحمیل می‌کنند. پس از شناسایی این دارایی‌ها، حالا باید تصمیمات مهم و آگاهانه‌ای درباره حذف، ارتقا، فروش یا تغییر آن‌ها بگیرید. این رویه باید دائما تکرار و فهرست دارایی‌های IT کسب‌وکار، به‌روزرسانی شود و همیشه یک تصویر کامل از موجودی دارایی‌ها در دست باشد تا بتوانید هزینه‌های فناوری اطلاعات را کنترل کنید و مطمئن باشید فقط دارایی‌های با ارزش و کارآمد، فعال هستند و شما به ازای آن‌ها، هزینه می‌پردازید.
۴- خودکارسازی را در آغوش بگیرید
یکی دیگر از روش‌های کاربردی و تاثیرگذار در کاهش هزینه‌های بخش IT، استقبال از خودکارسازی (اتوماسیون) است. با خودکارسازی وظایف تکراری، نه تنها شرکت‌ها زمان‌های زیادی از وقت کارمندان در محیط کار را آزاد می‌کنند؛ بلکه خطر خطای نیروی انسانی را نیز کاهش می‌دهند. این رویکرد به طور قابل توجهی منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.
ابزارهای اتوماسیون می‌توانند نظارت‌ها و هشدارهای بی‌درنگ و آنلاین به شما بدهند تا بتوانید سریعا اقدامات تعمیر و نگهداری پیش‌گیرانه را صورت داده و از خرابی منجر به هزینه‌های زیاد یا نقض داده‌ها جلوگیری کنید. همچنین، از آن‌جایی‌که این سیستم‌ها، به طور خودکار، مقیاس‌پذیر هستند؛ به راحتی با رشد شرکت، سازگار می‌شوند و دیگر نیازی به ارتقای سیستم یا استخدام نیروی جدید و هزینه‌های اضافه نیست.
در دنیای امروز، اتوماسیون را به عنوان یک رویکرد استراتژیک برای کاهش هزینه‌ها در همه بخش‌های یک سازمان و در عین حال، بهبود بهره‌وری و اثربخشی فرآیندها می‌شناسند.
۵- برون‌سپاری و دورکاری کنید
یکی از جنبه‌های مثبت فناوری اطلاعات، بسترسازی برای برون‌سپاری و دورکاری برخی فرآیندها و وظایف درون سازمانی است. مدیران فناوری اطلاعات می‌توانند دنبال تسک‌هایی (Tasks) باشند که قابلیت برون‌سپاری دارند یا از راه دور قابل انجام هستند. مثلا، تصور کنید در یک سازمان، بخش دیجیتالی‌سازی آرشیوها وجود دارد. در دنیای امروز، این کار به سادگی و با برون‌سپاری قابل انجام است و دیگر نیازی به استخدام نیروی انسانی، خرید اسکنرهای گران‌قیمت و نگهداری فایل‌ها و داده‌های آرشیون روی سرورها و دستگاه‌های ذخیره‌سازی داخلی نیست. برون‌سپاری، ضمن اینکه برخی منابع نرم‌افزاری و سخت‌افزاری کسب‌وکارها را آزاد می‌کند و باعث به حداقل رساندن نیروی انسانی می‌شود؛ در چابکی و افزایش کارایی نیز موثر است. بسیاری از سرویس‌های نظارتی یا تعمیر و نگهداری را می‌توان برون‌سپاری کرد؛ به جای اینکه برای هریک، نیروی متخصص گران‌قیمت استخدام شود.
کاهش هزینه، بدون هزینه نیست
کاهش هزینه‌های فناوری اطلاعات، یک امر ضروری و حیاتی برای هر کسب‌وکاری است. یک استراتژی کاهش هزینه IT خوب و همه‌جانبه، نه تنها باعث صرفه‌جویی مالی می‌شود؛ به ساده‌سازی فرآیندها و افزایش راندمان سازمان‌ها کمک می‌کند. فناوری به سرعت در حال تکامل است و شرکت‌ها محکوم به باقی ماندن در این مسیر هستند. آن‌ها چاره‌ای ندارند جز اینکه خود را سریعا با تغییرات و فناوری‌های جدید تطبیق دهند و مزایای رقابتی خود را با استقبال از ابزارهای دیجیتالی نوین، حفظ کنند. این امر جز با مدیریت و کنترل هزینه‌ها و استفاده از حداکثر پتانسیل منابع و دارایی‌های IT امکان‌پذیر نیست.
کاهش هزینه، بدون هزینه نیست. در این مسیر، ممکن است ناچار شوید روی خدمات ابری، سرمایه‌گذاری کنید؛ برای استقرار سیستم اتوماسیون خرج کنید یا برای تبدیل سرویس‌های آنالوک خود به دیجیتال و خرید تجهیزات به‌روزتر و مدرن‌تر، پول هنگفت اولیه‌ای به سیستم تزریق کنید. همه این کارها، مستلزم هزینه جدید هستند ولی در آینده و طولانی‌مدت به کاهش هزینه‌های عملیاتی شما منجر خواهند شد. ممیزی منظم سیستم‌های فناوری اطلاعات نیز می‌تواند به شناسایی زمینه‌های هدررفت و اضافه کاری سازمان منجر شده که با حذف آن‌ها، باز هم بخش‌های از منابع مالی آزاد می‌شوند. تمام این اقدامات، به یک سازمان لاغرتر و چابک‌تر منجر شده که سرعت و پویایی بالاتری برای تغییرات و پذیرش فناوری‌های جدید دارد.
دیدگاه خود را بنویسید