این روزها و با پاندمی ویروس کرونا، غالب جلسات کاری به صورت راه دور و آنلاین برگزار می‌شوند. شاید شما برای اولین بار باشد فضای چنین جلساتی را تجربه می‌کنید یا وارد یک ویدئوکنفرانس می‌شوید. جلسات کاری راه دور مشخصات و الزامات خاص خود را تحمیل کرده و با جلسات کاری حضوری تفاوت‌هایی دارند.
مثلا، احتمالا شما نمی‌توانید تا پایان جلسه یک ارتباط فردی موثر و فعال با دیگران داشته باشید. این وضعیت درباره هر نوع جلسه کاری تلفنی یا ویدئوکنفرانسی با همکاران صادق است. وقتی جلسه آنلاین آغاز می‌شود؛ چهره‌ای بشاش، شاداب، پر انرژی و پر انگیزه به خود می‌گیرید و نشانه‌هایی بروز می‌دهید تا دیگر همکاران درک کنند کاملا با تمرکز و توجه دارید گوش می‌کنید و در جلسه فعال هستید ولی به تدریج ممکن است آگاهانه یا ناآگاهانه رفتارهایی از خود بروز دهید که نشان‌دهنده عدم علاقه، اختلاف‌نظر، عدم تمرکز، مخالفت و غیرهمسو بودن شما باشند. در نتیجه، حضورتان در یک جلسه راه دور کمرنگ جلوه می‌کند و روی آینده کاری شما تاثیرگذار می‌شود.
اما باید بدانید نیازی نیست در کل جلسه کاری، نشان دهید تمام توجه و تمرکز بینایی شما روی چهره دیگران است تا بفهمند یک شنونده عالی هستید. همانند هر مهارت دیگری، باید ترفندهایی یاد بگیرید که چگونه یک جلسه کاری راه دور را موفق برگزار کنید و دیگران حس کنند در حال شنیدن و درک احساسات یا نظرات آن‌ها هستید. روش‌هایی هست که کمک می‌کند بدون انرژی زیاد، در جلسات کاری فعال باشید و دیگران را هم به توجه و حضور در جلسات دعوت کنید.
در این مطلب می‌خواهیم به ۵ ترفند برای افزایش کارایی در یک جلسه کاری راه دور اشاره کنیم؛ ترفندهایی که از شما یک شنونده خوب می‌سازند:
۱- هم به حرف‌ها و هم به زبان بدن گوش کنید
در یک جلسه آنلاین کاری، برخی مطالب را همکاران بر زبان می‌آورند ولی ناگفته‌هایی هم هست که شما باید گوش کنید. این ناگفته‌ها را می‌توانید از روی عادت‌ها، زبان بدن، لحن گفتار، صدا و رفتار همکاران استخراج کنید. در صحبت‌های همکاران خود دقت کنید و دنبال تاییدیه‌ها و نشانه‌های موافق و مخالف باشید تا درک بیشتری از احساسات و نظرات او به دست بیاورد. ممکن است همکار شما بگوید: «من کاملا سرگرم هستم.» ولی گفته او بیشتر سوالی باشد؛ توجه بیشتری به خرج دهید. ممکن است همکار شما بگوید: «همه ما در خانه اوضاع خوبی داریم» ولی چهره او بیشتر نگرانی و تشویش را نشان دهد. قرار نیست دنبال صحت یا رد صحبت‌های همکاران خود باشیم؛ بلکه باید حرفهای به زبان رانده شده را با واقعیت‌ها تطابق دهید تا بیشتر به همکاران نزدیک شوید.
۲- هرچیزی که گفته شد را به خود نگیرید
همه ما دوست دارید یک ارتباط مثبت، منحصربه‌فرد، سازنده و همراه با قدردانی و شنیدنی را با دیگران به اشتراک بگذاریم. همکاران شما هم چنین ایده‌ای دارند ولی گاهی اوقات به اشتراک گذاشتن یک چالش سخت یا موضوع پیچیده می‌تواند منجر به گفتن جملاتی شود که نشان‌دهنده فخرفروشی یا به رخ کشیدن است و شما احساس کنید زیر سوال رفتید. نباید در جلسات راه دور صحبت‌ها و مکالمات را شخصی کنید و به خود بگیرید.
وقتی همکار شما می‌گوید: «من امروز اصلا فرصت نکردم کارهایم را پیگیری کنم؛ چون بچه‌ها در خانه مزاحم بودند»؛ نباید سریعا جواب بدهیم: «من هم همین‌طور». بهتر است بگوییم «وضعیت شما را درک می‌کنم؛ واقعا کار طاقت‌فرسایی است. حالا چگونه می‌خواهید مشکل را رفع کنید؟»
در مکالمات تلفنی یا جلسات آنلاین، امکان شخصی شدن ارتباطات و صحبت‌ها بیشتر است؛ چون مانند یک ارتباط از نزدیک و رودررو نمی‌توانیم نظر و ایده خود را به دیگران تفهیم کنیم یا مسئله را درست مطرح و ابعاد آن را تشریح کنیم. اگر خواهان یک جلسه کاری راه دور موفق هستید؛ تمرین کنید هر حرفی که شنیدید را به خود نسبت ندهید.
۳- برای درک بهتر، تکرار و بازگویی کنید
ممکن است همکار ما حرفی بزند ولی ما دقیقا منظور او را درک نکنیم. افراد مبتدی در این لحظه، جلسه ویدئویی را قطع کرده یا با صدای بلند درخواست می‌کنند آن مطلب دوباره گفته شود یا توضیح بیشتری داده شود. ترفند بهتر و حرفهای، تکرار و بازگویی آهسته مطلب گفته شده با صدای بلند برای تاکید بر درک آن و فرصت یافتن برای تحلیل و تفسیر بیشتر است. با این روش، هم سعی می‌کنید درک بهتری داشته باشید و هم حس مشارکت آن همکار را برانگیخته کنید.
براساس تحقیقات انجام شده؛ این روش باعث همگرایی و هم‌فکری بیشتر در یک جلسه ویدئویی می‌شود و جلسات زودتر به سراغ موضوع‌های مهم‌تر می‌روند. در عین حال، از بازخوانی‌های طولانی و تکرارهای بی‌هدف جلوگیری می‌شود و همکاران به احساس‌ها و تفاهم‌های مشترک بیشتری دست پیدا می‌کنند. یک فایده دیگر مشارکت در جلسات با بازگویی آهسته یک مطلب، جلوگیری از بروز سوءتفاهم، اختلاف‌ها و سردرگمی‌ها است.
۴- سکوت کنید؛ راحت‌تر هستید
این تصور اشتباه است که سکوت شما در یک جلسه راه دور نشانه عدم توجه، نداشتن ایده، نظر و اطلاعات است. برای بسیاری از افراد سکوت کردن و فقط گوش دادن در یک جلسه آزاردهنده و خسته‌کننده است ولی باید بدانیم گفتن نظرات پراکنده و خارج از بحث، شوخی و مزه‌پراکنی، پیش کشیدن بحث‌های شخصی که خودمان بیشتر دوست داریم؛ نشان‌دهنده فعال بدون و توجه بیشتر نیست.
شنونده‌های عالی سعی می‌کنند در سکوت با دیگران ارتباط برقرار کنند و افکار و احساسات خود را برای زمان مناسب و حضور مفید و موثر در صورت لزوم، سازمان‌دهی کنند. اگر نکران هستید دیگران از سکوت شما برداشت‌های غلطی داشته باشند؛ می‌توانید سکوت خود را علنی بیان کنید: «من با اجازه همکاران فعلا سکوت می‌کنم و پس از نظرات دوستان، در چند دقیقه و کوتاه دیدگاه‌هایم را خواهم گفت.»
همیشه سکوت به معنای وجودی یک مشکل یا بی‌اطلاعی نیست. افراد حرفهای با سکوت خود کمک بیشتری به موفقیت جلسه و افزایش کارایی آن می‌کنند. سکوت کردن باعث می‌شود بهتر گوش کنید و فرصت کنجکاوی و تحقیق ذهنی و ضمنی داشته باشید. از طرف دیگر، اگر یک همکار شما برای مدت زمان طولانی سکوت کرد؛ نباید نگران باشید. در پایان جلسه سعی کنید نظرات و پاسخ‌های موافق و مخالفت همه همکاران را بگیرید و بشنوید.
۵- تعصب و قضاوت را کنار بگذارید
در بسیاری از رفتارهای روزانه ما تعصب‌های ناخودآگاه و قضاوت‌های نادرست حاکم است. در غالب اوقات هم نسبت به این کنش‌ها هیچ‌گونه آگاهی یا تسلطی نداریم. گوش دادن و شنیدن هم از این قاعده مستثنی نیست. هنگام ملاقات با دیگران، به طور ناخودآگاه (البته برخی اوقات عمدی) به صحبت‌های افرادی گوش می‌دهیم که بیشتر قبول‌شان داریم یا حس مشترکی نسبت به آن‌ها پیدا کردیم. دنبال ارتباط شنیداری و گفتاری با افرادی هستیم که تصور می‌کنیم نقاط مشترک بیشتری با آن‌ها داریم. فاکتورهای زیادی مانند جایگاه و سمت شغلی، تجربیات، جنس، نژاد، پول و ثروت، منافع و غیره در گوش دادن ما موثر هستند.
همه ما این تجربه را داریم که به سخنان افرادی که ارتباط بیشتری با آن‌ها داشته؛ بهتر گوش داده و با آن‌ها موافق هستیم. صحبت‌های آن‌ها را راحت پذیرفته و کمتر پیش می‌آید که مخالفت یا تضادی با آن‌ها داشته باشیم. اما با همکاری که مشکل داریم یا با مدیری که نظرش را نمی‌پسندیم؛ صحبت‌هایشان را هم گوش نکرده یا کمتر اهمیت می‌دهیم و برعکس سعی می‌کنیم مخالفت کرده و روی نظرات خودمان پافشاری کنیم.
در جلسات راه دور، باید این تعصب‌ها و قضاوت‌ها را کنار بگذاریم و تمرین کنیم به صحبت‌های همه افراد گوش کنیم و شنونده خوبی برای نظرات و دیدگاه‌های آن‌ها باشیم. اتفاقا، جلسات آنلاین بهترین فرصت برای تصحیح افکار و نظرات اشتباه ما نسبت به دیگران هستند. می‌توانید از این فرصت برای آشنایی بیشتر با افکار دیگران استفاده کنید و در صدد بهبود ارتباطات خود باشید. شما رودروی آن‌ها نیستید و نباید از چیزی واهمه داشته باشید. اگر آن‌ها درک کنند که دارید با توجه و تمرکز حرف‌شان را گوش می‌کنید و منصفانه نظر می‌دهید؛ قطعا در ارتباط‌شان با شما هم تجدیدنظر کرده و به طور طبیعی برخی فرآیندها بهبود پیدا می‌کنند.
دیدگاه خود را بنویسید