چه در کار و چه در زندگی، غالب ما سعی می‌کنیم در زمان کمتری، کارهای بیشتری انجام دهیم. این یک هدف مطلوب است ولی بیشتر اوقات به سختی به دست می‌آید. ما باید با پرورش عادت‌های خوب و کاهش حواس‌پرتی، به نقطه‌ای برسیم که در کمتر از چند ساعت، کارهایی را انجام دهیم که قبلا در یک نصف روز انجام می‌دادیم. به‌ویژه در فضای کار امروز که وظایف بیشتر و به همان اندازه دلایل حواس‌پرتی بیشتری داریم.
بیایید با هم به ۱۰ نکته موثر فکر کنیم که به ما کمک میکنند هوشمندانه‌تر کار کنیم نه سخت‌تر:
۱- بیشتر تفویض کنید
تسلط بر هنر تفویض اختیار، یک مهارت ضروری است اما اگر اهل کنترل، کمال‌گرایی یا مدیر خُرد هستید؛ شرایط برای شما دشوار می‌شود. نکته کلیدی، درک این موضوع است که توانایی تفویض اختیار، باعث افزایش بهره‌وری شما می‌شود.
مطالعهای نشان می‌دهد مدیرانی که مهارت تفویض اختیار میکنند؛ سطوح پایین‌تری از خستگی تصمیم‌گیری را تجربه کرده و در موارد نادری به فرسودگی شغلی می‌رسند. ضمن اینکه چنین مدیرانی، ۳۳ درصد درآمد بیشتری نسبت به مدیرانی که فاقد مهارت تفویض اختیار هستند؛ کسب میکنند.
۲- روی کارهای با تاثیر بالاتر تمرکز کنید
به احتمال زیاد، شما یک فهرست طولانی از کارهای خود دارید. به جای تلاش برای انجام همه این فهرست از ابتدا تا انتها، روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین تاثیر یا تاثیرپذیری طولانی‌تری دارند. با تمرکز بر کارهایی که روی عملکرد شغلی شما یا موفقیت در کسب‌وکارتان تاثیر بسیار مهمی دارند؛ عملا رویکرد کار هوشمندانه‌تر را انتخاب کردید.
۳- بدانید چه زمانی باید کار را ترک کنید
اگرچه غیرمنطقی است ولی ضروری است که بدانید چه زمانی باید کامپیوتر خود را خاموش کنید و به خانه بروید. شما باید نشانه‌های فرا رسیدن این زمان را بشناسید؛ مثلا ذهن‌تان سرگردان است و یک جمله را بارها و بارها تکرار می‌کند یا احساس می‌کنید در پاسخ‌گویی به یک ایمیل ناتوان هستید یا در نوشتن یک متن ساده، به مشکل برخوردید و ساعت‌ها طول می‌کشد. هر چقدر به پایان رساندن یک کار در آخر وقت می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد اما توقف انجام آن کار و از سرگیری آن در روز بعد، در درازمدت برای شما موفقیت بیشتری دارد.
۴- کارها را دسته‌ای انجام دهید
ایده پشت سر این استراتژی، بهبود بهره‌وری با انجام کارهای گروهی و همسان در بازه‌های زمانی مشخص است. برای مثال، به جای اینکه هر ایمیلی که وارد صندوق پستی شما شد را سریعا باز کرده و جواب دهید؛ زمانی در طول روز را برای بررسی و پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها برنامه‌ریزی کنید.
ایده دیگر این است که جلسات کاری را پشت سر هم تنظیم کنید، یا وظایفی که نیاز به فکر کردن، پرورش ایده، طوفان فکری و تحقیق و نوشتن دارند را در یک بازه زمانی قرار داده و کارهای دیگر خود را متوقف کنید. دلیل این توصیه آن است که چون، همیشه زمانی صرف می‌شود تا ذهن شما وارد یک ریتم شود پس اگر شما دائما از یک کار به کار دیگری سوئیچ کنید؛ ذهن شما مرتبا درگیر شروع و توقف است و زمان زیادی برای این جابه‌جایی ذهن تلف می‌شود.
۵- از ساعت داخلی خود بهره ببرید
آیا این ضرب‌المثل را شنیده‌اید که «زمان‌بندی همه‌چیز است». هر فردی یک ساعت داخلی متفاوت دارد. «دنیل پینک»، نویسنده کتاب When: The Scientific Secrets of Perfect Timing می‌گوید همه افراد در طول روز، سه مرحله بهره‌وری دارند: اوج، فرورفتگی و بازگشت. ما معمولا در ساعت‌های منتهی به مرحله اوج و در بازه زمانی اوج، بیشترین تمرکز را داریم. بنابراین، زمان مناسبی برای انجام کارهای فکری و تحلیلی است و برعکس در بازه‌ای که در پایین‌ترین سطح کارایی خود قرار داریم؛ زمان خوبی برای تمرکز روی کارهای خلاقانه است.
۶- فهرست کارها را کاهش دهید
شروع روز با یک فهرست طولانی از کارهایی که می‌دانیم غیرواقعی است و قادر به انجام‌شان نیستیم؛ نه تنها در شما انرژی مولد تولید نمی‌کند؛ بلکه احساس خواهید کرد که در لبه شکست قرار دارید. فهرست کارهای کوچک‌تر و کمتر، می‌تواند ترس کمتری ایجاد کند و دست‌یافتنی‌تر باشد. روز را با مهم‌ترین وظایف خود شروع کنید و فهرست to-do خود را به ۳ تا ۵ کار محدود کنید. به این ترتیب، احتمالا کارهای بیشتری در طول روز انجام خواهید داد ولی مطمئن هستید که آن سه کار مهم را انجام می‌دهید.
۷- منتظر انگیزه نباشید
یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای انجام هوشمندانه‌تر کارها، با پدیده‌ای به نام اثر زیگارنیک (Zeigarnik Effect) توضیح داده می‌شود. اثر زیگارنیک بیان می‌کند تکمیل نکردن یک کار باعث ایجاد تنش ذهنی می‌شود و در ذهن شما باقی می‌ماند. تنها چیزی که این تنش را کاهش می‌دهد؛ تکمیل آن کار است. معمولا شروع یک پروژه، سخت‌ترین بخش کار است. اگر بتوانید چند دقیقه تمرکز خود را برای شروع یک کار بگذارید؛ مغز میل به تکمیل آن را پیدا می‌کند و بر کار مسلط می‌شود. بنابراین، دفعه بعدی که می‌خواهید یک کار را به تعویق بیندازید؛ فقط سعی کنید اولین قدم را بردارید؛ مطمئن باشید قدم‌های بعدی خودشان برداشته خواهند شد.
۸- محیط اطراف خود را مدیریت کنید
یکی دیگر از ترفندهای کار هوشمندانه‌تر، به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها است. مطمئن باشید اعلانات (نوتیفیکیشن) و تماس‌های تلفن همراه، مزاحم کار شما نیستند ولی بهتر است گوشی خود را مخفی کنید زیرا نتیجه مطالعهای نشان می‌دهد داشتن اسمارت‌فون در کنارتان، حتی اگر از آن استفاده نکنید؛ می‌تواند کارایی شما را ۲۰ درصد نسبت به زمانی که گوشی اصلا در اطراف شما دیده نمی‌شود، کاهش دهد. پیشنهاد می‌شود در این زمینه، از اپلیکیشن‌های مسدودسازی اعلانات گوشی یا اینترنت استفاده کنید.
۹- دفتر کارتان را خلوت کنید
شلوغ و به هم ریخته بودن دفتر کار، نه تنها به افزایش بهره‌وری و هوشمندی شما کمکی نمی‌کند بلکه برای سلامتی شما نیز مضر است. مطالعهای که توسط محققان مرکز UCLA پیرامون زندگی روزمره خانواده‌ها انجام شده است؛ نشان می‌دهد ارتباط مستقیمی میان هورمون استرس کورتیزول و به هم ریختگی وجود دارد.
دفتر کارتان را با خلاص شدن از دست کاغذهای اضافه، وسایل غیرضروری و چیزهایی که عملا زباله هستند؛ بازسازماندهی کنید. همچنین، نرم‌افزارهای غیرضروری نصب شده روی کامپیوتر خود را حذف کنید تا در دنیای دیجیتال هم از به هم ریختگی فرار کرده باشید. سعی کنید فایل‌ها و اسناد خود را در پوشه‌های مختلف، سازمان‌دهی کنید و فایل‌های غیرضروری را حذف کنید. در نهایت، صندوق ایمیل خود را بررسی کرده و ایمیل‌های مهم را بایگانی کنید تا بتوانید روی مهم‌ترین پیام‌ها تمرکز داشته باشید.
۱۰- در بلوک‌های ۹۰ دقیقهای کار کنید
«ناتانیل کلیتمن»، یکی از محققان اولیه پیرامون پدیدهی خواب، کشف کرده است که ما در چرخه‌های ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقهای، موسوم به «چرخه‌های اولیه استراحت – فعالیت» می‌توانیم عملکرد بالایی داشته باشیم. علم ثابت کرده است که مغز ما می‌تواند حدود ۹۰ دقیقه در یک سطح بهینه از نظر کارایی قرار بگیرد و پس از آن، شروع به کاهش عملکرد خواهد کرد و نیاز به استراحت دارد. بنابراین، سوار شدن بر این چرخهی موجی‌وار، می‌تواند همیشه ما را در یک اوج بهره‌وری نگه دارد. بنابراین یک بازه زمانی ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقهای کار کنید و بعد ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت داشته باشید تا در حین کار بتوانید تمرکز بیشتری داشته و از حواس‌پرتی ذهن جلوگیری کنید.
همه ما می‌خواهیم زمان را مدیریت کنیم اما یادگیری نحوهی مدیریت انرژی ذهنی، علاوه بر تسلط بر زمان، باعث افزایش بهره‌وری ما نیز خواهد شد.
دیدگاه خود را بنویسید